Está pronto para planear um evento sem stress e bem sucedido? Quer se trate de uma pequena reunião ou de um grande evento, há passos chave que pode dar para garantir que o seu evento decorra sem sobressaltos. Se está à procura de dicas para planear um evento, não procure mais! Continue a ler para seis passos simples que o ajudarão a organizar um evento de sucesso
1. Estabelecer Metas e Objectivos Claros: Antes de começar a planear, é importante estabelecer objectivos a curto e a longo prazo para o evento. Considere quantas pessoas pretende ter presentes, que tipo de orçamento tem disponível, que tipo de patrocínios podem ser possíveis, e assim por diante. Ter objectivos claros ajudará a orientar a sua tomada de decisão à medida que avança com o processo de planeamento
2. Determine o seu público: Uma vez conhecidos os objectivos do seu evento, é altura de determinar quem deve ser convidado ou visado nos seus esforços de marketing. Pense se os participantes devem ser locais ou de mais longe, se devem ter algum conjunto de competências ou interesses particulares que se alinhem com a sua missão, e assim por diante. Saber quem é o seu público-alvo ajudará a informar outras decisões como a selecção do local e estratégias de marketing. Importante também pensar nisto para que ao contratar uma agência de hospedeiras como a Spring Events possam ser escolhidos uniformes que se enquadrem na temática do seu evento.
3. Seleccione um Local Apropriado: Com o seu público determinado, é altura de seleccionar um local apropriado para o evento. Considere factores como tamanho (precisa de espaço para os vendedores?), localização (a que distância fica do local onde vive a maioria dos participantes?), acessibilidade (existem escadas ou elevadores?), custo (isto está dentro do seu orçamento?), etc., ao escolher um local que melhor satisfaça as suas necessidades
4. Desenvolver um Programa de Envolvimento: Uma vez resolvida toda a logística, é tempo de criar um programa envolvente para o próprio dia do evento! Pense em actividades que manterão os participantes envolvidos durante todo o dia – desde oradores principais e demonstrações a sessões de breakouts e oportunidades de networking – para que ninguém se aborreça ou fique ansioso durante a sua reunião.
5. Promova o seu Evento Eficazmente: Agora que tudo está planeado e pronto para ir, faça com que as pessoas se interessem por participar! Utilize canais de mídia social como Facebook e Twitter, bem como táticas tradicionais de marketing, como panfletos pela cidade ou anúncios de rádio, para alcançar potenciais participantes que podem ainda não saber sobre o evento, mas que beneficiariam de participar no mesmo!
6. Monitorizar e Avaliar o Progresso: Finalmente, certifique-se de que alguém está a monitorizar o progresso ao longo de cada etapa do processo de planeamento, bem como a avaliar os resultados depois de tudo ter terminado! Desta forma, pode fazer quaisquer alterações necessárias antes de eventos futuros, bem como aprender com os sucessos (ou fracassos!) anteriores
A organização de um evento não tem de ser stressante se planear com antecedência – basta seguir estes 6 passos! Comece por estabelecer metas e objectivos claros para o encontro e depois determine quem deve ser convidado com base nesses objectivos antes de seleccionar um local apropriado para todos os envolvidos. Crie um programa divertido e depois promova-o eficazmente para que as partes interessadas o possam descobrir; finalmente, acompanhe o progresso e avalie os resultados uma vez que tudo se desenrole de forma a que os eventos futuros decorram ainda mais suavemente do que este! Com estas dicas em mãos, organizar um evento de sucesso pode ser mais fácil do que nunca.
